Sales Analysis, Mengubah Data Menjadi Pola

Sales analysis report inilah yang paling penting. Laporan berupa rekapan data tersebut harus dibikin agar mudah dipahami, terutama oleh pihak-pihak yang membutuhkan. Data juga harus diperbarui terus menerus.

Jika ada penghargaan untuk karyawan yang datang paling pagi di kantor B/NDL Studios, saya bisa pastikan bahwa Lydia adalah nominee utama. Apapun cuacanya, bahkan mendung dan hujan deras seperti sekarang ini, Lydia sudah datang dan bekerja sambil sarapan di pantry. Saya, Rara Client Partner, Endang Senior Production Officer, dan Maggie Co- Founder & Chief Creative Officer B/NDL Studios menyusul. Pantry jadi lumayan ramai.

“Lagi apa sih, Lyd? Ngerjain sales analysis ya?”

“Ini sedang buat lead score. Ditunggu hari ini,” jawab Lydia.

“Hmm… saya sering lihat kamu update di Basecamp tentang lead score. Apa sih itu?” tanya Endang sambil mengambil minuman dingin di kulkas.

Lead score adalah daftar klien yang diberi scoring. Gunanya membantu Consultants memprioritaskan pitching, tentu klien yang skornya lebih bagus di dalam daftar akan dituju lebih dulu. Di lead score juga sudah ditulis klien itu butuh apa agar kita paham effort yang dikeluarkan saat menyasar klien tersebut,” kata Lidya.

“Oh, ini yang skor A jadi prioritas, gitu ya. Dibandingkan ini yang skor C?” Endang menunjuk layar laptop Lydia.

“Betul.”

“Yang kasih skor, siapa? Tim Consultants?” Endang masih penasaran.

“Iya.”

Tugas sales analyst itu apa saja?

Langkah-langkah sales analysis adalah membuat evaluasi untuk perusahaan dengan cara mengumpulkan data, melakukan analisis, membuat laporan dan rekomendasi, serta menjaga analisis itu tetap update. Datanya berasal dari beberapa sumber seperti tim Consultants, tim keuangan, tim Learning studio, tim project support, dan tim produksi juga.

“Lalu, kalau sales analysis process bagaimana?” Endang sepertinya tertarik sekali dengan kegiatan analisis.

“Kita harus tahu dulu, apa yang mau diukur? Bagaimana menganalisisnya? Misal, untuk mengukur pencapaian, data yang diperlukan adalah data project karena di situ ada klien dan value-nya. Bagaimana mengukurnya? Bisa per bulan, per kuartal, atau per tahun. Bisa juga di-breakdown per studio. Data pencapaian ini bisa didapat dari quotation. Untuk mempercepat pengumpulan data, quotation ini perlu disiapkan.”

Sales analysis report inilah yang paling penting. Laporan berupa kompilasi data tersebut harus dibikin agar mudah dipahami, terutama oleh pihak-pihak yang membutuhkan. Data juga harus selalu diperbarui. Jadi, setiap minggu, Lydia membuat laporan.

Sales analysis report jadi kunci utama. Laporan berupa rangkuman data tersebut harus mudah dipahami dan diperbarui terus-menerus.

Sebagai sales analyst, Lydia diharapkan bisa memberi rekomendasi yang mendukung para pengambilan keputusan. “Saya bisa saja merekomendasikan adjustment atau revisi dari proses yang sudah berjalan. Yang paling baru, rekomendasi saya adalah penghitungan insentif tim Consultants. Dulu, dihitung berdasarkan target. Sekarang menggunakan KPI,” tambah Lydia.

Selain itu, Lydia bisa memberi masukan untuk kami, para Consultants. “Dari proses yang telah dikerjakan, akan terlihat kekuatan masing-masing anggota tim konsultan. Bagas bagusnya di mana, Allendra bagusnya di mana, jadi bisa dimaksimalkan kinerjanya. Juga kalau ada kekurangan, bisa segera diperbaiki. Misal, Allendra ada kekurangan di dokumentasi administrasi, jadi kirim data harus selalu diingatkan. Harus dilatih supaya tidak lupa-lupa lagi,” kata Lydia.

“Woi… apaan ngomongin gue woiii….,” protes Allendra dari luar, membuat kami yang di pantry terbahak.

Rara menambahkan, “Saya sama Lydia diskusi di awal tahun tentang kekuatan dan kekurangan teman-teman Consultants. Lydia akan memberikan rekomendasi untuk kemajuan masing-masing. Dari data klien, akan terlihat berapa banyak existing clients, atau berapa inquiry yang mereka tangani. Dari situ bisa dipelajari kekuatan masing-masing.”

Sales analysis harus selalu diperbarui!

Tim Consultants di B/NDL Studios selalu punya jadwal sales meeting setiap minggu. Lydia akan terlibat, melakukan maintain data sales reguler dengan cara sinkronisasi data tim terkait. Saat meeting berjalan, kami akan mempelajari rekomendasi yang dulu-dulu dan sharing pengalaman apakah bikin proses kerja tim Consultants makin baik atau justru memperumit.

“Terima kasih Lyd… pekerjaanmu sangat membantu kami.” Sambil membawa cangkir teh, saya duduk di meja pantry yang agak jauh. Physical distancing masih berlaku di kantor kami. “Lydia semacam penengah antara tim Consultants dan Finance Department. Kami tidak perlu lagi menanyakan langsung soal pembayaran ke tim finance. Lydia yang akan mengingatkan, sesuai daftar yang dia punya. Lalu sekiranya tim finance perlu bantuan Consultants, Lydia juga yang menginformasikan ke kami.”

“Wah, lumayan ya, jadi tim Consultants bisa lebih fokus menggali kebutuhan klien,” jawab Endang.

“Buat saya, fungsi sales analyst ini dapat membantu proses dokumentasi, sehingga tim Consultants bisa fokus ke project yang sedang berjalan dan mencari klien baru. Pokoknya meningkatkan revenue perusahaan deh.”

Wajah Endang tampak masih menyimpan banyak pertanyaan. “Tapi sebetulnya, bagaimana cara kerja sales analyst?” 

Seorang sales analyst bekerja untuk menemukan pola dan memperbaiki pola lewat data penjualan, quotation, dan lead score. Satu proses yang digunakan dalam satu pola akan memengaruhi proses lainnya. Sales analysis di B/NDL Studios selalu dinamis karena dinamika kinerja kami. Dari setahun terakhir, kami bisa melihat apakah target perlu diturunkan atau tidak. Terlihat juga apakah satu target mungkin dicapai atau tidak, dengan menganalisis kondisi pasar dan kekuatan tim produksi juga.

“Saat ini, sales analysis yang saya lakukan masih fokus untuk menganalisis proses internal terlebih dahulu. Proses ini harus dirapikan supaya ke depan flow-nya enak. Di perusahaan yang masih terhitung baru seperti B/NDL Studios, proses harus dimulai dari nol. Saya suka, karena bisa mengulik prosesnya dari dasar banget,” kata Lydia. Perempuan lulusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara ini memang luar biasa. Sebagian orang akan merasa pusing tujuh keliling jika bergulat dengan angka dan data. Sementara Lydia menghadapi data dengan gembira, lalu menyusunnya menjadi pola kerja. The right man in the right place!

“Kalau Consultants yang paling merepotkan siapa?” goda Endang.

 “Nggak ada yang merepotkan, sih…,” kata Lydia. Tapi nadanya penuh keraguan.

“Bilang saja kalau Allendra bikin repot, Lyd….”

“Woooii…,” Lagi-lagi ada yang teriak dari luar.

“Nggak… nggak ada… Hahaha…. Nggak boleh ada sengketa di antara Consultants ya,” Lydia tertawa.

“Saya. Saya yang paling merepotkan. Hahahaha,” sambar Maggie. “Dicari susah, diajak meeting hanya bisa sebentar. Banyak tanya pula.”

“Nah…. benar tuh.” Allendra bertepuk tangan. Pantry jadi ramai. Semua saling ledek. 

Ah… keriuhan pagi saat WFO ini sungguh selalu bikin kangen!

Tinggalkan Balasan